اگر معمولا از این که چقدر کار کمی را در طول روز به پایان می‌رسانید مستاصل هستید، شما تنها نیستید. تحقیقات نشان می‌دهد تنها ۲۶ درصد افراد زمانی که محل کارشان را ترک می‌کنند، کاری که شروع کرده بودند را تمام کرده‌اند. این احساس که به نظر می‌رسد در طول روز سرتان شلوغ بوده است اما کار مهمی انجام نداده‌اید، یک احساس رایج است. قطعا زندگی درباره این نیست که یک ربات پربازده باشیم و از تمام ثانیه‌ها به نحو بهینه‌ای استفاده کنیم. اما اکثر ما می‌خواهیم در دنبال کردن اهداف کلیدی و رفع مشکلات مهم، منظم و مفید باشیم. به عنوان قدم اول خوب است اشتباهات ذهنی را که معمولا از تمرکز ما بر روی کار هدف دار و تمام کردن آن جلوگیری می‌کنند را درک کنیم. در اینجا ۵ اشتباه رایج ارائه شده اند:   

۱- زمانی را که در یک روز معمولی برای انجام کار متمرکز نیاز دارید کم محاسبه می‌کنید

پروژه‌های طولانی مدت خلاقانه، تفکر استراتژیک، ایجاد مهارت‌ها و روابط، نیازمند مقاطع زمانی بزرگی از توجه متمرکز هستند. ساده است که به طور خوشبینانه‌ای فکر کنید تمام روز یا حتی چندین ساعت برای انجام کاری مشخص زمان دارید و در نتیجه بر اساس همان فرض اولویت‌هایتان را برنامه‌ریزی کنید. با این وجود برای بسیاری از ما ملاقات‌ها، ایمیل، Slack (برنامه مدیریت کار تیمی)، تماس‌های تلفنی و سوالات کوتاه و ناگهانی که از ما پرسیده می‌شوند بخش قابل توجهی از وقتمان را در محل کار می‌گیرند. داده های گردآوری شده از اپلیکیشن پیگیری زمان RescueTime نشان می دهد که افراد در طول روز به کوتاهی یک ساعت و ۱۲ دقیقه زمان پیوسته و قطع نشده دارند.

اگر بپذیرید که زمان محدودی برای کار متمرکز خواهید داشت، اولویت‌های اصلی خود را با بی‌رحمی بیشتر انتخاب می‌کنید و خودتان را در دوره‌های زمانی مشخصی از عوامل بر هم زننده تمرکز محافظت می‌کنید. وقتی بین ۶۰ تا ۹۰ دقیقه زمان دارید، سعی کنید روی اهداف مهم‌ترتان تمرکز کنید (هرچند که ممکن است تمرکز روی کارهای با حساسیت زمانی بالا وسوسه کننده باشد). به خاطر داشته باشید که پروژه‌های پیچیده و مهم نیز معمولا کارهای روتین و معمولی به همراه دارند (برای مثال جستجو برای پیدا کردن منبع در زمان نوشتن یک کتاب) که تمرکز و خلاقیت آنچنان بالایی نیاز ندارند. به عنوان یک راه حل برای مشکل محدودیت زمان برای کارهای سخت، لیستی از کارها را تهیه کنید و آن‌ها را در بازه‌های زمانی ۱۵ دقیقه‌ای فراغت بین جلساتتان یا حتی زمان‌های طولانی‌تری که فکر می‌کنید شاید بین کارهایتان وقفه ایجاد شود بگنجانید.

۲- از روش‌های پایدار و اثبات شده‌ای که زیاد از حد کسل کننده یا ساده به نظر می‌رسند چشم پوشی می‌کنید.

اگر محصولات افزایش بازدهی و خودیاری را خریداری می‌کنید، احتمالا با بسیاری از اصول مرکزی روانشناسی رفتاری-شناختی آشنا هستید. برای مثال اگر برای انجام کارها قصد عملی داشته باشید، احتمال این که انجام دادن آن‌ها را ادامه بدهید بیشتر است. این شامل برنامه‌ریزی برای مکان و زمان انجام کار و چگونگی برآمدن از پس مسائلی که پیش می‌آیند می‌شود. همچنین، احتمالا خوانده‌اید که کاهش تعداد تصمیماتی که در روز می‌گیرید خستگی ذهنیتان را کاهش داده و قدرت اراده را در شما تقویت می‌کند. و احتمالا می‌دانید که وقتی انجام کاری را ساده تر می‌کنید، برای مثال با اطمینان حاصل کردن از این که وسایل مورد نیاز برای انجام کاری را در دسترس دارید، احتمال این که آن کار را شروع کنید بیشتر می‌شود. با این وجود ما وقتی این اصول را می‌شنویم معمول به آنها برچسب «خبر قدیمی» می‌زنیم، حتی زمانی که هیچ‌گاه به طور کامل آن‌ها را به کار نبسته‌ایم.

برای هر پروژه مهم، قدم بعدی را مشخص کرده و هر آنچه نیاز دارید را فراهم کنید و آماده به کار باشید. برای مثال، اگر می‌خواهید از خودتان در زمان آمادگی برای یک سخنرانی بزرگ فیلمبرداری کنید، مکانی که می‌خواهید استفاده کنید را آماده کرده، یک دقیقه ویدیوی تمرینی بگیرید، مطمئن شوید فضای خالی کافی در وسیله‌ی فیلمبرداریتان دارید. اگر این موانع عملی آغاز کار را از میان بردارید، آن‌ها به زمان متمرکز شما صدمه نمی‌زند.

اگر دوست دارید خودتان را به عنوان یک فرد خاص و منحصر به فرد ببینید، ممکن است متوجه شوید که راه حل های ساده با این تصور هماهنگ نیستند، چرا که دوست ندارید خودتان را به عنوان کسی مثل دیگران ببینید.  این یک تله است. اطمینان حاصل کنید که در تمامی موارد استراتژی‌های کسل کننده اما آسان و ساده به کار می‌گیرید. مهارت خودتان در استفاده خلاقانه از ایده‌های ساده به جای جستجو برای ایده‌های پیچیده را بهبود ببخشید.

۳- در مورد تغییر به شیوه‌ همه یا هیچ فکر می‌کنید.

ما اغلب گمان می‌کنیم تغییر یک عادت مشخص به بهبود بازدهی کارمان کمک می‌کند اما از لحاظ روانشناختی در برابر انجام آن مقاومت می‌کنیم. برای مثال، ممکن است فکر کنید خواب بیشتر عملکرد شما را بهبود می‌بخشد اما شما یک شب زنده‌دار هستید و زود به رختخواب رفتن شما را عصبی می‌کند. به جای مقاومت کردن در مقابل کاری که در برابر آن موضع‌گیری دارید، به دنبال تغییراتی باشید که برای ایجاد آن‌ها مشتاق هستید و به نظرتان کار سختی نمی‌آیند. تنظیم نور منزلتان که به صورت خودکار کم شود (یا تغییر آن به نور قرمز)، استفاده از فیلتر نور آبی بر روی وسائل الکترونیکی، یا اختصاص دادن ۳۰ دقیقه آخر روز کاریتان به برنامه‌ریزی برای روز بعد (ایجاد گذار از یک روز به روز بعد) ممکن است زمانی را که می‌خواهید به رختخواب بروید بین ۱۰ تا ۱۵ دقیقه جلو بیندازد. با این حال، اگر فکر می‌کنید یا باید زمان خوابتان را ۲ ساعت جلو بیاورید یا کلا آن را تغییر ندهید، یا اگر تنها روی این موضوع که نمی‌خواهید عادت با تلفن همراه به رختخواب رفتن را کنار بگذارید تاکید دارید، به هیچ عنوان تغییری ایجاد نخواهید کرد. پیروزی‌های کوچکی که باعث تحریک مقاومت روانشناختی شما نمی‌شنود کسب کنید. وقتی یک تغییر نامحسوس را با موفقیت ایجاد کنید، احتمالا تمایلتان به ایجاد تغییرات دیگر افزایش می یابد.

۴- فراموش می‌کنید چگونه کارهایی که تکرار می‌شوند اما گه‌گاه پیش می‌آیند را انجام دهید.

اگر کاری را به طور روزمره انجام می‌دهید، احتمالا فرایند کارآمدی برای انجام آن دارید، اما نه اگر آن کار را یک یا چند بار در سال انجام می‌دهید. من در کتاب Tthe Healthy Mind Toolkit درباره تمام دفعاتی نوشتم که نیاز بود درام پرینترتم را تمیز کنم، هر بار حداقل ۱۰ دقیقه صرف پیدا کردن دستورالعمل چطور انجام دادن آن در اینترنت می‌کردم. حالا آن دستورالعمل‌ها را در یک ایمیل که با موضوع «چگونه درام پرینتر را تمیز کنیم» برای خودم فرستاده‌ام، ذخیره دارم، و دیگر مجبور نیستم تمام مراحل پیدا کردن شماره مدل پرینترم و گوگل کردن آن را دوباره پشت سر بگذارم.

بعد از اتمام هر فرایندی که قرار است دوباره در آینده تکرار کنید، برای خودتان دستورالعمل‌هایی برای انجام آن کار به پربازده ترین راه بنویسید و در جای قابل جستجویی ذخیره کنید.

۵-  هزینه های چیزهایی که زمان و انرژی را به مرور از بین می برند را دست کم می‌گیرید

صرف زمان کوتاهی در اغلب روزها برای انجام کار مهم اما غیر ضروری‌تان و یا بهتر کردن مهارتهایتان کافی است تا به طور کلی خروجی‌هایتان را در مقایسه با این که هیچ زمانی صرف آنها نکنید بهبود ببخشد. در جهت مخالف، عوامل کوچک اتلاف زمان و انرژی می‌توانند اثر منفی بزرگتر از آنچه مردم درک می‌کنند داشته باشند. آن ده دقیقه‌ای که صرف پیدا کردن کلید یا پاسخ به ایمیلی که نیاز به پاسخ فوری ندارد می‌کنید ذاتا ناچیز است، با این وجود بسیاری از این موارد می‌توانند جریان ذهنی شما را مختل کنند، حسی منفی را نسبت به فردیتتان تقویت کنند و در کل باعث تضعیف انرژی شما شوند. وقتی سیستم هایی را ( برای مثال کاهش تصمیمات غیر ضروری، ساده‌سازی و افزایش کارایی وظائف، انجام دسته‌ای از کارهای مشابه به شکل همزمان، اتوماتیک کردن کارها، برون سپاری، یا استفاده از چک لیست‌ها) با این هدف ایجاد می‌کنید که از بین برنده‌های زمان و انرژی را مورد توجه قرار دهید، منافع شفافیت ذهنی را تجربه می‌کنید که از صرفه‌جویی در زمان فراتر می‌روند.

در حالی که نکات این مقاله تمام مسائل بازدهی کار شما را حل نخواهند کرد، به شما این فرصت را می دهند که مهمترین کارها را به خوبی انجام دهید.

منبع: HBR.Org