تعداد بسیار کمی از افراد از موهبت کار کردن بر روی تنها یک پروژه برخوردارند، اکثرمان در آن ِ واحد در حال مدیریت مطالبات تیم‌های متعددی هستیم. در تئوری، این سیستم چند تیمی (multiteaming) فواید متعددی به همراه دارد: می‌توانید تخصصتان را دقیقا هر کجا و هر زمان که بیشترین نیاز به آن جود داشته باشد به کار بگیرید، دانش خود را با گروه‌ها به اشتراک بگذارید، و در صورتی که پروژه‌ای در دوره‌ی رکود است با پروژه ای دیگر آن را جایگزین کنید تا از دوره‌های بیکاری پرهزینه اجتناب کنید.

کارهایتان را اولویت بندی و ترتیب دهی کنید

تصویر بزرگ را ببینید. تمرکز بر کار هر روز به صورت منفرد شما را در یک حالت واکنشی قرار می‌دهد که مجبور شوید به کارها به صورت اورژانسی رسیدگی کنید. برای تمام پروژه هایتان یک برنامه بررسی وضعیت منظم را ایجاد کنید تا بتوانید نقاط عطف پیشرفتتان را مشخص کنید. وقتی پروژه‌های متعددی مطالبات زیاد دارند، با شناختن زمانی که باید تصمیمات مهم بگیرید بهتر می‌توانید زمانتان را مدیریت کرده و انتظارات را مشخص کنید. در زمان‌هایی که تحت فشار هستید، سرعت و نیازهای پروژه های شما تعیین کننده‌ی تناوب زمان‌های بررسی هستند، همچنین سبک مدیریتی و میزان اهمیت و نفوذ سهامداران چگونگی ایجاد اولویت‌ها را مشخص می‌کنند.

با استراتژی ترتیب کارها را مشخص کنید. به جای انجام همزمان کارها، یک فعالیت را انتخاب کرده و به طور جدی روی آن متمرکز شوید. با فعالیتی شروع کنید که بالاترین سطح از تمرکز را نیاز دارد و توجه تمام و کمال خود را به آن اختصاص دهید. یک سری از نتایج را مشخص کنید که حتما باید در آنها موفق شوید، اقداماتی که فقط و فقط برای موفقیت در این نتایج لازم هستند را مشخص کنید و به طور بی رحمانه ای به آنها پایبند شوید. تحقیقات نشان می‌دهد باقیمانده ی توجه – افکاری که بعد از اتمام یک پروژه در ذهن شما باقی می‌مانند- فضای ذهنی با ارزشی را اشغال می‌کنند، بنابراین هر چه تعداد جا‌به‌جایی‌های کمتری بین فعالیت‌ها صورت دهید بهتر است. برای مثال اگر می‌دانید نیاز است به تماس‌های تلفنی با فواصل رندوم پاسخ دهید، روی کاری مشغول شوید که می‌توان آن را در هر زمانی قطع کرد.

انتظارات را مشخص کنید و آن را با دیگران به اشتراک بگذارید

از خودتان مراقبت کنید. وقتی روی یک فعالیت که اولویت بالایی دارد متمرکز هستید، برای خودتان یک گریز ذهنی از مزاحمت‌های غیر ضروری ایجاد کنید. برای مثال وقتی من در حال نوشتن هستم- فعالیتی که بالاترین سطح از تمرکز من را نیاز دارد- یک پاسخ اتوماتیک برای ایمیل‌هایم تنظیم می‌کنم و به دیگران اطلاع می‌دهم که تا ساعت مشخصی از روز پیام‌هایم را چک نمی‌کنم و شماره تلفن همراهم را برای موارد ضروری ذکر میکنم. شما با گفتن این موضوع به دیگران که انتظار پاسخ سریع نداشته باشند، برای خودتان زمانی برای تمرکز کردن به دست می آورید در حالی‌ که به آنها هم اطمینان می‌دهید که بعدا به آنها توجه خواهید کرد. ذکر شماره تلفن همراهتان میل شما به پاسخ دادن را نشان می دهد، اما در عین حال باعث می شود دیگران مجددا به اینکه آیا درخواستشان به توجه فوری شما نیاز دارد یا خیر فکر کنند.

روند پیشرفت را ثبت کنید و با دیگران در میان بگذارید. دیدن نقاط شتاب به رهبران تیم شما کمک می‌کند احساس کنند قدرت دارند و کنترل در دستان آنهاست. در زمان بروز مشکلات رو راست باشید. هر چه زودتر بگویید " من دچار مشکل شده ام و ممکن است در عملکرد 100 درصدی با مشکل مواجه شوم" رهبران بیشتر به شما اعتماد می‌کنند. عضوی با تجربه از یک تیم در تحقیق ما گفت بسیاری از پاسخ‌هایش به درخواست‌های تیمش تنها چند کلمه است "بسپاریدش به من". حتی این پاسخ بسیار کوتاه به همکاران می‌گوید که او درخواستشان را شنیده است و آنها می‌دانند که زمانی که بتواند آنها را در جریان جزئیات بیشتر قرار خواهد داد.

پیشرفت و توسعه تان را بهینه سازی کنید.

خودتان را بشناسید. یک جنبه ی منفی بزرگ چند تیمی کار کردن، کم شدن مواجهه با متخصصین حوزه های مختلف است که باعث می‌شود شانس شما برای یادگیری از آنها و همچنین توان اثرگذاریتان بر آنها کاهش یابد. تحت  محدودیت زمانی، این وسوسه پیش می‌آید که به جای سرمایه‌گذاری در یادگیری و رشد اعضا، هر کس تنها در جایی که از پیش درباره‌ی آن دانش کافی دارد همکاری کند. شما نیاز دارید مالک اهداف توسعه‌ایتان و پیشروی به طرف آنها باشید. دریابید میخواهید با چه کس دیگری مواجهه داشته باشید.  اهداف توسعه‌ایتان را به رهبران و متخصصان تیمتان به صورت شفاف بیان کنید.

خودتان را مجبور کنید. پس از مشخص کردن اهداف توسعه ایتان، زمانی را صرفا به یادگیری اختصاص دهید. تحقیقات نشان می‌دهد که یک مشخصه مهم یادگیری زمانی است که برای اندیشیدن به اطلاعات و همچنین یکپارچه سازی آنها صرف می‌شود. این یک چالش است، چرا که در چند تیم کارکردن ما را مجبور می‌کند برای کاهش زمان بیکاری، بین پروژه ها به سرعت جابجا شویم. بنابراین، شما نیاز دارید که به صورت هدفمند و شفاف زمانی را برای تعمق و اندیشیدن (به کارهای انجام شده) در برنامه ی خود قرار دهید. واضح است که شما نمی‌توانید صرفا برای ایجاد یک زمان تفکر به صورت افراطی رفتار کرده و جلوی کار آزادانه‌ی اعضای تیمتان را بگیرید.

در سراسر جهان منافع اقتصادی چشمگیر در چند تیم کار کردن بدین معنی است که این نوع فعالیت با وجود اضطراب و خطراتی که می‌تواند متوجه افرادی کند که در یک زمان در چند تیم فعالیت دارند، یک روش زندگی، علی الخصوص در حوزه کاری دانش محور، شده است. شما به عنوان یکی از اعضای آن تیم‌ها می‌توانید خودتان کارهایی که انجام همزمانشان در یک سازمان با تهعد بیش از حد امکان پذیر نیست را مدیریت کرده و از مزایای آن بهره‌مند شوید.

منبع: Hbr.org