با سبک کاری ای که در حال حاضر دارید، بیش از میزان توانتان کار برای انجام دادن دارید. اولویت بندی کرده اید. برنامه‌ریزی کرده‌اید. برخی کارها را به دیگران سپرده‌اید. تلاش کرده‌اید که تمرکز کنید. قدم بعدی این است که کارایی را افزایش دهید تا بتوانید در عین حال که زمان کمتری صرف می‌کنید، همچنان کار با کیفیتی انجام دهید.

استراتژی‌هایی که بهترین نتیجه را می‌دهند برای هر فرد و در هر شرایط متفاوت خواهند بود، اما من به عنوان مربی مدیریت زمان که با کسانی کار می‌کنم که نیاز دارند کار بیشتری را در زمان کمتری انجام دهند، دریافته‌ام که حتی به کارگیری یکی از این پنج استراتژی می‌تواند هر هفته چندین ساعت در زمان شما صرفه جویی کند.

انتظارات واقعی را به طور واضح مشخص کنید.

وقتی وظیفه‌ی با اهمیتی را قبول می‌کنید، درباره اینکه دقیقا از شما چه انتظاری می‌رود با افراد کلیدی ذینفع صحبت کنید. شاید مجموعه‌ای از پاورپوینت احتیاج دارند، شاید هم نه. ممکن است یک کار با نتیجه‌ی عالی انتظار داشته باشند، یا ممکن است کاری با کیفیت متوسط هم مورد قبول باشد. شاید یک برنامه‌ی جامع نیاز دارند یا شاید یک طرح اولیه کفایت کند.

یکی از مراجعان مدیریت زمان من که در حوزه‌ی اقتصاد فعالیت دارد، زمانی که دقیقا متوجه شد که در برخی موارد کاری که نیاز است انجام شود جمع آوری اطلاعات کافی برای تصمیم‌گیری برای ادامه یا توقف یک پروژه است توانست در چندین روز زمان اضافه صرفه‌جویی کند. در همه‌ی موقعیت‌ها نیاز به تحلیل عمیق نیست.

با تعیین دقیق اینکه چه کاری لازم است انجام شود، می‌توانید ساعت‌ها در زمانی که صرف تصمیم‌گیری برای کاری که باید انجام شود و همچنین عملی کردن آن صرفه جویی کنید.

از اطلاعات قبلی استفاده کنید.

توانایی شما در استفاده‌ی مجدد از کارهای قبلی‌تان و صرفه‌جویی در زمان می‌تواند بسته به مسئولیت‌هایتان متفاوت باشد. اما در جایی که امکان دارد، از کارهای قبلی‌تان کپی کرده و آن‌ها را ویرایش کنید. این اتفاق می‌تواند با ایمیل‌ها، ارائه ها، مطالب آموزشی، پروپوزال‌ها، و تقریبا هر فعالیتی که شما نیاز دارید چیزی بسیار مشابه را انتقال دهید، رخ بدهد.

این استراتژی در میان آن دسته از مراجعین من که سخنرانی ارائه می‌دهند یا تدریس می‌کنند مفیدترین نتایج را نشان داده است. وقتی از لحاظ زمانی در مضیقه هستید، با تمایل شدیدتان به به روز‌رسانی کامل یا بیش از حد وارد جزئیات شدن مبارزه کرده و از چیزی که در حال حاضر دارید استفاده کنید تا هم در زمان صرفه جویی کرده باشید و هم بهترین محتوا را ارائه دهید. سخنرانان برجسته معمولا یک سخنرانی را چندین بار انجام می‌دهند، چرا که تکرار باعث رسیدن به کاملترین نتیجه می‌شود.

قالب و چک لیست بسازید.

برای تسریع کارهای روتین خود یک قالب یا چک لیست بسازید یا آن‌هایی را که به کارتان می‌آیند پیدا کنید. برای مثال، من یک قالب ایمیل دارم که هر سال اطلاعات مالیات پایان سالم را در آن گذاشته و برای حسابدارم ارسال می‌کنم. و هر ماه از چک لیست امور مالی ماهانه استفاده می‌کنم.

شما ممکن است قالب‌هایی برای تنظیم گزارش‌های هفتگی، ارائه ها یا قرارهای ملاقات بخواهید. همچنین ممکن است چک لیست‌های برنامه‌ریزی هفتگی، قرارهای ملاقات فردی، یا سایر فعالیت‌های تکراری برایتان مفید باشند. هر دوی قالب‌ها و چک لیست‌ها به شما این اجازه را می دهند که کار مورد قبولی را در زمان کمتری انجام دهید چرا که نیاز ندارید برای به خاطر آوردن کارهایی که باید انجام دهید و مشخص کردن مرحله ی بعدی کارتان زمان صرف کنید.

صحبت کنید

بسته به اینکه نیاز دارید چه چیزی را به دست بیاورید، میتوانید به صورت بالقوه با گزارشهای کلامی کارتان را با دیگران به اشتراک بگذارید. برای مثال، ممکن است مدیرتان از شما بخواهد درباره‌ی موضوعی تحقیق کنید. به جای نوشتن یک ارائه‌ی رسمی، ممکن است بتوانید با یادداشت برداری و سپس صحبت کردن درباره‌ی یافته‌هایتان در یک جلسه‌ خصوصی به هدف تعیین شده برسید.

این استراتژی همچنین می‌تواند در مواقعی که نیاز دارید یک مفهوم انتزاعی مثل طراحی را انتقال دهید به کار آید. یکی از مراجعین من توانست با این استراتژی ایده‌هایش با یک معمار را به جای نوشتن آن‌ها از طریق صحبت و ترسیم آن‌ها بسیار سریع‌تر منتقل کند.

برای کارهایتان زمان بندی داشته باشید

نهایتا، یک استراتژی برای این‌که همچنان کار قابل قبولی را در مدت زمان کوتاهی انجام دهید این است که از قبل تصمیم بگیرید برای یک فعالیت بخصوص یا بخشی از آن چه مقدار زمان صرف خواهید کرد و به آن پایبند باشید. برای مثال، اگر معمولا برای مرحله‌ی تحقیق زمان زیادی صرف می‌کنید، ممکن است بخواهید به خودتان بگویید که باید بعد از یک یا دو ساعت، کار را متوقف کنید. یا اگر برایتان مشکل است که یک پیش نویس اولیه ایجاد کنید، می‌توانید از پیش تصمیم بگیرید که چقدر زمان می‌خواهید صرف تایپ کردن مطلبی کنید.

ایجاد زمان بندی تضمین نمی‌کند که کار شما در زمان در نظر گرفته شده پایان یابد. در عین حال قطعا می‌تواند به تمرکز شما کمک کند. و تصمیم‌گیری از پیش برای زمانی که صرف خواهید کرد در رابطه با قانون پارکینسون (یک کار به میزان زمانی که برای انجام آن در نظر گرفته شده است منبسط می شود) به کمک شما خواهد آمد.

همه‌ی ما محدودیت‌هایی داریم، پس من نمیتوانم به شما قول بدهم که با به کارگیری این استراتژی ها همه چیز انجام خواهد شد. اما زمانی که این استراتژی‌ها را به کار ببندید می‌توانید کار بیشتری را در زمان کمتری به انجام برسانید.

منبع: Hbr.Org