کار کردن از راه دور مانند یک رویا به نظر می‌رسد چرا که نه رفت‌و‌آمدی در کار است، نه جلسات فوری در اتومبیل و نه لباس فرم. تا زمانی که اجبارهای شخصی سد راه می‌شوند. این حواس پرتی‌ها در دفتر کار قابل اغماض هستند اما در خانه ایجاد مرز بین زمان شخصی و کاری بسیار مشکل است.

در نظر بگیرید در حال کار بر روی یک پروژه هستید و یک تماس تلفنی از دوستتان دریافت می‌کنید. می‌دانید باید کارتان را تمام کنید، اما احساس می‌کنید بی ادبی است که وقتی در واقع می‌توانید صحبت کنید، این کار را نکنید. یا درباره‌ی زمانی فکر کنید که در حال برنامه‌ریزی کارهای روزانه‌تان هستید و همچنین نیاز دارید تعهدات شخصیتان را در برنامه بگنجانید. وقت گذاشتن برای پر کردن ماشین لباسشویی در وسط روز به نظر کار سریعی می‌رسد- تا زمانی که به خودتان می آیید و میبینید دارید برای جبران آن زمان ِ صرف شده، تا دیر وقت کار می‌کنید. در پایان، هیچ وقت کاملا مشخص نیست که آیا شما سر کار هستید یا نیستید.

من به عنوان شخصی که برای 12 سال از راه دور کار کرده و مربی مدیریت زمان برای افرادی که از راه دور کار می‌کنند بوده است، خوب، بد و زشت را دیده و تجربه کرده‌ام. من دریافته‌ام که موثرترین و متمرکزترین کسانی که از راه دور کار می‌کنند برای خودشان مرزهایی تعیین می‌کنند تا عملا بتوانند کارهایشان را انجام دهند.

در اینجا نکاتی آورده شده‌اند که به وسیله ی آنها چه به صورت روتین و چه برای تنها یک روز دور از محل کارتان بتوانید موثرتر و رضایتبخش تر کار کنید.

ساعاتی را منحصرا برای کار کردن ایجاد کنید. ممکن است احمقانه به نظر برسد، اما اگر می‌خواهید یک روز کاری متمرکز داشته باشید، تظاهر کنید از خانه کار نمی‌کنید. پیش از آنکه من یک مربی مدیریت زمان شوم  برنامه زمانی‌ام آشفته بود. زمان مشخصی برای اینکه پشت کامپیوترم باشم نداشتم و اغلب اوقات کارها و ملاقات‌های شخصی‌ام را در زمان‌های میان روز برنامه‌ریزی می‌کردم.  و از آنجایی‌ که زندگی شخصی‌ام حد و مرز نداشت، زندگی کاری‌ام هم حد و مرز نداشت. وقتی خانه بودم به خاطر چک نکردن ایمیل‌های کاری در تمام ساعات روز احساس گناه می‌کردم. هیچ گاه احساس نکردم که واقعا می‌توانستم استراحت کنم.

اما وقتی زمانی را به "ساعت کاری" اختصاص دادم (برای من حدود 9 صبح تا 6 عصر در اکثر روزهای هفته بود) یک تغییر بزرگ  روی داد و برایم شفاف شد که انجام چه کارهایی در آن زمان غیر قابل قبول بود. از خودم میپرسیدم " اگر در دفتر کار بودم، این کار را در طول روز انجام می‌دادم؟" اگر پاسخ "نه" بود، می‌دانستم که لازم است آن کار را پیش یا پس از ساعت کاری انجام دهم. کارهای خانه، بیرون رفتن‌های کوتاه، و وقت گذراندن با دوستانم همگی تبدیل به کارهایی شدند که نیاز بود قبل یا بعد از کارم انجام شوند. مطمئنا گاهی تلفن دوستانم در حین استراحت ناهارم را پاسخ می‌دادم و اگر کاری ضروری مثل تعمیر اتومبیل پیش می‌آمد در طول روز انجامش می‌دادم. اما اینها نه قانون، بلکه استثنا بودند. با ایجاد این مرزها من نه تنها زمانی را فقط برای کار ایجاد کردم، بلکه می‌توانستم در ساعات بعد از کار بدون احساس گناه بر کارهای شخصی ام تمرکز کنم.

روزتان را برای موفقیت ساختار بندی کنید. اثربخشی زمانتان در خانه را بوسیله ی برنامه ریزی آن به طور متفاوتی از یک روز کاری عادی به حداکثر برسانید. به طور مثال اگر تنها یک روز از هفته از خانه کار میکنید یا اینکه به ندرت پیش می آید از خانه کار کنید. آن را تبدیل به یک روز بدون جلسه کنید. اگر نمیتوانید کاملا از جلسات اجتناب کنید، حداقل نیمی از روز را به کار متمرکز اختصاص دهید. زمانی را انتخاب کنید که با توجه به جلساتی که باید در آنها شرکت کنید و همچنین سطح انرژیتان برای شما بهترین باشد.

سپس یک یا دو مورد کلیدی را که میخواهید در طول این مدت به آنها دست یابید را مشخص کنید. این موارد میتوانند کارهایی باشند که نیازمند به توجه مداوم به مدت یک ساعت یا بیشتر باشند، یا ممکن است مواردی باشند که تنها به فکر کردن استراتژیک تر و خلاقانه تری نسبت به زمانی که در محیط کار هستید  نیاز داشته باشند. بستن ایمیلتان یا حداقل دور ماندن از آن هم کمک کننده است. برای آنکه همکارانتان از دیر پاسخ دادن به پیامهایشان متعجب نشوند، آنها را از ساعاتی که در دسترس نیستید مطلع کنید.

برای دیگران حد و مرز تعیین کنید. برای کسانی که فکر میکنند کار کردن شما از خانه صرفا به معنی بودن شما در خانه است شفاف رفتار کنید تا مانع هدر رفتن تلاشهایتان شوید. به دوستان، خانواده و دیگر آشنایان توضیح دهید روزهایی که از راه دور کار میکنید فرصتهایی برای فعالیتهای غیرکاری نیستند. برای مثال اگر در خانه با همسرتان هستید، به  او بگویید "من برنامه دارم از 8 صبح تا 5 عصر پشت کامپیوترم باشم. خوشحال میشوم موقع ناهار با هم گپ بزنیم، اما در مواقعی غیر از آن مشغول هستم." معمولا وقتی انتظاراتی را مشخص میکنید و به آنها متعهد میمانید (برای مثال واقعا دست از کار کشیدن در ساعت 5 عصر)، دیگران به جای اینکه فرض کنند شما در دسترس هستید، محدودیتهای شما را درک میکنند. ( من همچنین توصیه میکنم جایی را داشته باشید که از همه کسانی که ممکن است در منزل باشند دور باشید، مثل یک اتاق کار یا اتاق خواب که بتوانید در را ببندید و خارج از دید باشید.)

در موقعیتهایی که ممکن است ملاقات کننده های غیر منتظره داشته باشید، نیاز دارید با سیاست رفتار کنید. اگر یک همسایه به درب منزل شما می آید، درست مانند همکاری که در محل کار به شما سر میزند، با روی گشاده برای دقایقی با وی گفتگو کنید. اما پیشنهاد ندهید که برای صرف یک قهوه داخل شود، یا یک بحث طولانی با او نداشته باشید. به جای آن با یک جمله ی دلپذیر مانند " صحبت کردن با شما عالی بود اما مقداری کار دارم که باید آن را تمام کنم." مکالمه را پایان بدهید، سپس برای بعد از زمان کار یا آخر هفته یک قرار ملاقات ترتیب دهید. یا اگر صابخانه تان میگوید تمایل دارد به منزل شما بیاید تا مقداری تعمیرات انجام دهد، به جای اینکه اجازه دهید او پیش قدم شود، شما یک روز یا زمان مشخص را پیشنهاد دهید که برایتان مناسب است.

اگر واقعا نیاز دارید در طول روز به درخواستهای غیر کاری رسیدگی کنید، مشخص کنید که بر اساس برنامه ی کاریتان چه مقدار زمان دارید. برای مثال اگر خانواده تان از شما درخواست انجام کارهای کوچک خارج از خانه را دارند، تخمین بزنید که چه مقدار از آن را میتوانید در زمان استراحت ناهارتان انجام دهید و تنها به همان مقدار متعهد بمانید. مثلا بگویید " خوشحال میشوم که در زمان ناهارم لباسها را از خشکشویی بگیرم و مقداری شیر بخرم، اما برای خرید کامل مواد غذایی از سوپرمارکت تا بعد از کارم وقت ندارم.". یا کارها را به قسمتهای کوچک تقسیم کنید، برای مثال " میتوانم امروز ماشین را تعمیرگاه ببرم، اما تا فردا با بیمه سلامت تماس نمیگیرم."

وقتی محدودیتهایتان را توضیح میدهید، نیاز نیست با لحن عذرخواهانه آن را انجام دهید. آنها را به صورت یک حقیقت بیان کنید، به شکلی که همان احترامی که زمانی که در محل کار داشتید را وقتی از خانه کار میکنید داشته باشید. همینطور که شما دائما طبق این انتظارات زندگی و معاشرت کنید، دیگران نیز شروع به داشتن چنین انتظاراتی میکنند و به مرور شما زمان بیشتری برای کار متمرکز خواهید داشت.

منبع: Hbr.Org