آیا در پایان روز احساس می‌کنید کارهایی که سررسید آن‌ها نزدیک است را انجام داده‌اید اما از کارهایی که اهمیت بالاتری برخوردارند بازمانده‌اید؟ شما تنها نیستید. در یک سری از مطالعات که اخیرا در مجله Consumer Research منتشر شده، افراد معمولا کارهایی را برای انجام دادن انتخاب کردند که سررسید آن‌ها نزدیک بود، حتی در شرایطی که کارهایی که سررسید فوری نداشتند به همان سادگی بودند و حتی پاداش بزرگتری هم داشتند.

طبیعی است که بخواهید کارهایی را که سررسید دارند به سرعت انجام داده و از لیست کارهای ذهنی تان خارج کنید. تضادی که بسیاری از افراد با آن مواجه هستند این است که احتمال کمتری دارد که اکثر کارهای معنی‌دار و مهم ما دارای سررسید باشند تا کارهای با اهمیت نسبتا کمتر. اولویت‌های مهم شما ممکن است مربوط باشند به :

ارزش‌های شما را به نمایش بگذارند (مانند انجام کارهای داوطلبانه یا سپری کردن وقت با فرزندانتان)

در انظار شناخته شدن (دعوت شدن به شرکت در جلسات صنعت یا نوشتن یک کتاب)

پیشرفت کردن در مهارت‌های حیاتی ( افزایش دانش‌تان در حوزه آمار یا یادگیری یک زبان جدید)

پیشگیری کردن از وقوع فجایع ( برنامه‌ریزی برای چکاپ پزشکی سالانه یا ایجاد یک پروتکل مدیریت بحران برای کارتان).

اگر شما مثل اکثر آدم‌ها هستید، این اولویت‌ها معمولا به پس ذهنتان رانده می‌شوند، در حالی‌ که مشغول انجام کارهای با اهمیت پایین و زمانبندی شده مانند رزرو اتاق هتل برای یک کنفرانس یا پاکسازی صندوق ورودی ایمیل‌تان، یا نوشتن خبرنامه ماهانه هستید.

پس چه کار می‌توانید انجام دهید؟ من لیستی از نکات و استراتژی‌ها را گردآوری کرده‌ام، اما به خاطر داشته باشید که هیچ یک از این پیشنهادات منجر به تصمیم گیری‌های عالی در شما نمی‌شوند. هدفگذاری برای عالی بودن چیزی است که باعث می‌شود افراد در جا بزنند. به جای آن، استراتژی‌هایی را به کار بگیرید که شما را در مسیر درست بسیار پیشرفت می دهند اما تلاش زیادی نمی‌طلبند.

برای انجام کارهای مهم برنامه‌ریزی کنید و به خودتان بسیار بیشتر از زمان مورد نیاز برای انجام آن‌ها وقت بدهید.

تحقیقات نشان می دهد که برنامه ریزی کردن برای این ‌که کاری را چه زمانی و در کجا انجام می‌دهید احتمال این که آن کار انجام شود را بسیار افزایش می‌دهد.

من برای کارهای بسیار مهم و کارهایی که مدت‌هاست انجام آن‌ها را به تعویق انداخته‌ام استراتژی‌ای که آن را «پاکسازی عرشه» می‌نامم را دوست دارم و به این معناست که یک کار را انتخاب کرده و تمام روز فقط آن را انجام می‌دهم. من اخیرا از این استراتژی برای یک برنامه مدیریت رمز استفاده کردم که به معنای واقعی کلمه سال‌ها بود به تعویق انداخته بودم.               

کارهای ناآشنا ولی مهم معمولا یک منحنی یادگیری (زمانی که صرف یادگیری نحوه ی انجام یک کار می‌شود) دارند که باعث می‌شود میزان زمانی که صرف تکمیل آن‌ها می‌شود غیر قابل پیش‌بینی باشد. کار کردن روی آن‌ها بیشتر از این که کارآمد باشد، آشفته است، که یک عامل نامحسوس است که باعث می‌شود انجامشان ندهیم. استراتژی «پاکسازی عرشه» و اینکه به خودتان اجازه دهید یک روز کامل را حتی در زمانی که اضافه به نظر می‌رسد، صرف انجام یک کار کنید می‌تواند در این موارد کمک کننده باشد.

بنابراین مراقبت از خود را که اهمیت بالایی دارد به تعویق نمی‌اندازید. سعی کنید در صورت لزوم زمان کوچکی را در هفته برای انجام قرار ملاقات شخصی در ساعات کاری اختصاص دهید. این کار می‌تواند به شما اطمینان دهد که مشکلات پزشکی و سلامتی را زود متوجه شوید. اغلب اوقات آن زمان کوچک استفاده نشده باقی خواهد ماند اما آن را برای زمان مورد نیاز جدا کرده و حفظ کنید.

بخش‌های مهم کارهای مهم را جدا کنید

کارهای مهم اغلب به پیشرفت نیاز دارند. به مثال برنامه مدیریت رمز برگردیم، هدف اولیه من ایجاد رمزهای جدید، قوی، و منحصر به فرد برای همه حساب‌های آنلاینم بود اما این واقعا لازم نبود. انجام دادن آن برای ۱۰ تا ۲۰ حساب مهم با عقل جور در می‌آمد.

اگر شما بر طبق عادت اهدافی آنقدر بالا تعیین می‌کنید که در نهایت انجام آن‌ها را به تعویق می‌اندازید، این کار را امتحان کنید: زمانی که یک هدف را مد نظر قرار می‌دهید، یک ورژن کوچک تر آن را هم در نظر بگیرید. در ذهنتان هر دو ورژن را کنار هم گذاشته و از خودتان بپرسید کدامیک بهتر (واقع گرایانه‌تر) است. اگر کارتان همچنان بزرگ و ارعاب کننده است، آن را کوچک‌تر کنید تا جایی که حس کنید قابل انجام دادن است. ممکن است در نهایت به هدفی برسید که یک چهارم یا یک دهم هدف اولیه‌تان است اما دست یافتنی‌تر است و زمانی که شروع به کار کنید همیشه می‌توانید ادامه دهید.

زمان کمتری را صرف کارهای غیر مهم کنید

کارهای غیر مهم تمایل آزار دهنده‌ای به گرفتن وقت شما بیش از مقداری که باید دارند. برای مثال، شما ممکن است بخواهید گزارش یکی از کارمندان را بازبینی کنید، اما پیش از آنکه به خودتان بیایید متوجه می‌شوید که زمان زیادی را صرف بازنویسی آن کرده‌اید. در آینده شما ممکن است تصمیم بگیرید که خودتان را به نوشتن تنها سه تا از مهمترین نظراتتان درباره یک کار که اصولا پذیرفته است محدود کنید، یا به خودتان یک محدودیت زمانی بدهید که چه مدت زمان را صرف نوشتن نکات مهم بر روی آن کار می‌کنید.

داشتن استراتژی برای تصمیم گیری‌های سریعتر هم می‌تواند کمک کند. وقتی باید یک تصمیم ضروری بگیرید، بهتر است یک تصمیم سریع بگیرید تا اینکه یک تصمیم عالی ولی زمان بر.

به کارهایی که باعث می‌شوند کارهای ضروری اما غیر مهم کمتری داشته باشید اولویت بدهید

در زندگی مدرن به سادگی در تله‌ی مشغول بودن به کارهای غیر مهم می‌افتید که به اصلاح چنین گفته می‌شوند « آن قدر مشغول دنبال گاوها دویدن هستم که وقت ندارم حصار بسازم.» ماجرایی که نمی‌خواهید درگیر آن شوید این است که یک مساله را دوباره و دوباره حل کنید، یا یک دستور العمل را مکررا بدهید. برای غلبه بر الگوی صرف کردن کل روز برای دویدن دنبال گاوها می‌توانید کسانی را برای انجام بعضی کارها استخدام کنید، سیستم های اتوماتیک راه‌اندازی کنید، کارهای کوچک زیادی را به یکباره انجام دهید، بعضی کارها را حذف کنید، تغییراتی در روند انجام کارها ایجاد کنید، یا قالب‌هایی را برای انجام کارهای تکراری ایجاد کنید. به دنبال موقعیتی باشید که می‌توانید در آن یک بار زمانتان را صرف ایجاد سیستمی کنید که در آینده باعث صرفه‌جویی در زمان شما می‌شود، مثل ایجاد یک لیست از سفارشات تکرار شونده برای دفتر کارتان، به جای اینکه چیزها را در زمانی که تمام می‌شوند به صورت تک به تک سفارش دهید.

یک استراتژی مشخص که من در مقاله «جعبه ابزار ذهن سالم» به آن می‌پردازم باز آموزی «وابستگان در تصمیم» در زندگیتان است. وابستگان در تصمیم کسانی هستند که تصمیم‌ها را به شما ارجاع می‌دهند. برای مثال شما ممکن است از شخصی بخواهید که تصمیمی اتخاذ کند، اما به جای تصمیم‌گیری به شما ایمیلی شامل لیستی از گزینه‌ها ارسال می‌کند که به آن‌ها نگاه بیندازید و با این کار مسئولیت تصمیم‌گیری را به شما بر می‌گرداند. به جای سریعا پاسخ دادن به آن شخص، از او بخواهید یک پیشنهاد واضح بدهد.

به آنچه به شما کمک می‌کند تصویر بزرگ را دیده و دنبال کنید، توجه کنید

وقتی سرتان به انجام کارهای کسل کننده و زمان‌بر گرم است، سخت است که فضای ذهنی کافی برای دیدن تصویر بزرگ داشته باشید. به آنچه کمک‌تان می‌کند به طور طبیعی این کار (دیدن تصویر بزرگ) را انجام دهید توجه کنید. گاهی سفر کردن به من کمک می‌کند، خصوصا سفرهای هوایی تنها. هیچ چیز مثل یک نمای ده هزار پایی واقعی تصویری واضح از مسیری که دارم به من نمی‌دهد. جدول بندی‌های کامپیوتری هم به من کمک می‌کنند تصویر بزرگ را ببینم. با وجود اینکه از کارهای دفترداری و مالیاتی بیزارم، انجام آن‌ها به من کمک می‌کند به شرایطم توجه کرده و از آن حداکثر استفاده را ببرم. داشتن زمان‌های استراحت بیشتر به شما کمک می‌کند بدون اینکه متوجه شوید برای زمان طولانی ای غرق در انجام کارهای بی‌اهمیت نشوید.

مورد دیگری که به من کمک می‌کند بر روی کارهای مهمی که دارم متمرکز بمانم در تماس بودن با همکارانی است که آن‌ها را چیزی در حدود هر شش ماه یکبار ملاقات می‌کنم. این رویه دائم دربردارنده‌ی مطلع کردن یکدیگر از کارهایی است که انجام داده‌ایم یا تصمیم داریم انجام دهیم. همچنین درباره پول، بلاگرهای حوزه مسائل مالی شخصی هستند که دوست دارم چند وقت یکبار آن‌ها را بخوانم تا به من کمک کند در مسیر مورد نظر بمانم.

پیگیری این که چگونه از زمانتان استفاده می‌کنید هم می‌تواند کمک کننده باشد اما نکته منفی درباره آن این است که خود پیگیری زمان، زمانبر بوده و اراده می‌طلبد. من از اپلیکیشن RescueTime استفاده می‌کنم که بدون نیاز به اینکه تلاشی کنم مقدار زمانی که در وبسایت های مختلف (شامل جیمیل هم می‌شود) صرف می‌کنم را ثبت می‌کند. سپس من به صورت هفتگی نگاهی کوتاه به آن می‌کنم.

هر آنچه که به شما کمک می‌کند تصویر بزرگ را ببینید را از نظر نیندازید. همچنین بعد از آن فعالیت‌ها به خودتان زمان بدهید که چگونه آنچه درک کرده‌اید را به برنامه‌ها و اقدامات مشخصی تبدیل خواهید کرد.

اگر در اولویت قرار دادن کارهای مهم در برابر کارهای فوری با سختی مواجه هستید، به خودتان بیش از حد سخت نگیرید. تعداد سررسید ها و تصمیماتی که در زندگی مدرن با آن‌ها مواجه می‌شویم، در کنار طبیعت چالش برانگیز ِ احساسی و شناختی ِ بسیاری از کارهای مهم باعث می شود این دشواری یک موضوع جهانی باشد. من کتاب‌هایی نوشته‌ام که کاملا درباره‌ی تمرکز بر تصویر بزرگ و توقف خود تخریبی هستند، ولی به کارگیری آن‌ها هنوز برایم دشوار است. من به کار گیری پنجاه درصدی نصیحت‌های خودم را موفقیت در نظر می‌گیرم! این یک قانون تخمینی اما عملی است که شاید بهتر است شما هم آن را به کار بگیرید.

منبع: HBR.Org